В декабре застройщик внедрил онлайн-сервис «Базис.Ключи», и теперь клиенты самостоятельно записываются на передачу объекта, а девелопер контролирует внутреннюю приемку работ. Об итогах проекта и процессе внедрения платформы рассказали коммерческий директор Астон Екатеринбург Павел Бусыгин и руководитель отдела маркетинга компании Юлия Огняникова.

Астон Екатеринбург — застройщик из Екатеринбурга, присутствующий на рынке уже более 17 лет. В портфеле компании десятки реализуемых и перспективных проектов — площадью более 370 тыс. кв. м — в разных районах столицы Свердловской области. В строительстве девелопер придерживается «А-Стандартов», которые выражаются в повышенных требованиях к качеству и комфорту жилья. 

Первый опыт автоматизации передачи объектов с «Базис.Ключи»

Екатеринбуржцы могут узнать девелоперскую компанию Астон по флагманскому проекту — ЖК Жилой квартал Астон.Сезоны — масштабной застройке на юге города.

Один из последних проектов компании — ЖК Кашемир с подземным паркингом, лобби, рецепцией, двором с ландшафтным озеленением и многоуровневой подсветкой.

Площадь ЖК Кашемир составляет 7 527 кв. м. Именно на этом проекте Астон реализовал тест-драйв цифровой системы передачи квартир «Базис. Недвижимость».

При выборе сервиса компания остановилась на продукте «Базис.Ключи», входящем в указанную экосистему.

По словам Павла Бусыгина (на фото), в сервисе грамотно учтены нюансы каждого этапа приемки и передачи квартир.

«В действительности на рынке не так много профессиональных решений цифровых сервисов по передаче квартир. “Базис. Ключи” предложили наиболее продуманную механику, с очень дружественным и понятным интерфейсом для всех участников процесса», — подчеркнул Павел.

Он также отметил тот факт, что часть решений команда Базиса была готова кастомизировать под запросы заказчика.

«Также на решение при выборе сервиса безусловно повлиял положительный опыт наших коллег-девелоперов», — пояснил коммерческий директор компании Астон Екатеринбург.

Руководитель отдела маркетинга Астон Юлия Огняникова (на фото) подчеркнула, что доверие вызвала искренняя любовь к своему детищу со стороны СЕО и идейного вдохновителя всего проекта «Базис Недвижимость», профильного специалиста — Артема Глухих.

«Артем принимает участие от самой первой презентации до заключительной “точки” в процессе интеграции системы и ее использования, это очень важно, — заметила Юлия. — Мы провели несколько установочных сессий, на которых команда максимально подробно все показала и рассказала, буквально, “ведя за руку” всех участников процесса, включая ответственных за стройку и представителей Управляющей компании».

Цифровизация процессов девелопмента на всех этапах — устойчивый тренд современного рынка, а «Базис.Ключи» — логичное решение для оптимизации процесса приемки и передачи квартир дольщикам, возможность управлять качеством продукта с помощью цифровых технологий, подчеркнула Огнянникова.

Итоги внедрения

Компания Астон открыла внутреннюю приемку и передачу квартир дольщикам в ЖК Кашемир в середине ноября прошлого года. На интеграцию системы и обучению работы в ней потребовалось около месяца. Передача 178 квартир прошла успешно и закончилась в январе этого года.

Какие впечатления у сотрудников компании Астон от использования софта?

1. Внутренняя приемка приобрела прозрачность, конкретику, а также возможность контроля цепочки взаимодействия заказчик — подрядчик.

До внедрения сервиса «Базис.Ключи» приемка работ от подрядчиков осуществлялась посредством переписки между сотрудниками компании и исполнителями. Отсутствовала фотофиксация нарушений, что ухудшало качество сдаваемого объекта. Учесть все недостатки без автоматизации сложно, и иногда квартира была готова к передаче на бумаге, а по факту оставались недоделки.

Как следствие:

- более долгие сроки внутренней приемки из-за многократных подходов к устранению нарушений,

- размывание ответственности,

- невозможность отследить статистику по качеству работ подрядчика, и в целом выполнено/нет.

«Сервис позволил оцифровать и сделать наглядной внутреннюю приемку работ, — пояснил Павел Бусыгин. — Теперь замечания делятся по типам, отмечаются исполнители и ответственные. Также приемка стала прозрачной — специалисты фиксируют нарушения в формате фото и видео, прикрепляя к заявкам», — уточнил он.

Всю информацию по количеству принятых квартир, типам замечаний и качеству работы подрядчиков можно видеть в общем интерфейсе, подытожил коммерческий директор Астон Екатеринбург.

Все это значительно облегчило процесс внутренней приемки, включая передачу объекта Управляющей компании.

3. Клиенты получили возможность записываться на передачу, самостоятельно выбирая или меняя время и дату приемки, а также отслеживать статус исполнения замечаний.

«Базис.Ключи» создает личный кабинет клиента на сайте застройщика, в котором покупатели недвижимости могут в оперативном режиме записываться на приемку и проверять устранение замечаний.

О возможностях инструмента рассказал сам Артем Глухих (на фото).

«В личном кабинете покупатели могут самостоятельно записаться на приемку объекта, что снимает нагрузку с сотрудников застройщика — им больше не нужно совершать сотни звонков и подбирать подходящее время для клиента, — прокомментировал Артем. — А при наличии замечаний покупатель отслеживает этапы их устранения все в том же личном кабинете, что снимает напряженность клиента, так как он в режиме реального времени видит, что работа ведется».

Функция онлайн-записи и отслеживание устранения недочетов в личном кабинете повышают доверие к застройщику — это подтверждает клиентский опыт Астон.

«Мы не встретили сопротивления со стороны дольщиков, скорее, наоборот, — отметила Юлия Огняникова. — Личный кабинет экономит их время и позволяет избежать ошибок в документах за счет верификации личных данных при регистрации и возможности их корректировки, например, если собственник сменил фамилию».

Юлия добавила, что внедрение сервиса «Базис.Ключи» освободило от участия в непростом и ресурсоемком процессе передачи квартир большую часть сотрудников застройщика.

3. Упрощение документооборота

«Интеграция CRM-системы и сервиса “Базис.Ключи” позволила существенную часть документации создавать автоматически, например, акты и справки об оплате, что в свою очередь позволило сократить трудозатраты», — отметил Павел Бусыгин.

Общие впечатления и планы на 2022 год

Он считает, что сервис «Базис.Ключи» не только улучшает клиентский сервис, но и дает инструменты для повышения качества продукта в целом.

«Сейчас многие клиенты привлекают профессиональных приемщиков, и это — зона роста для застройщика, — уверенно заявил коммерческий директор компании. — Мы будем повышать качество строительства и отделки — программа дает возможность сделать это за счет фиксации замечаний на объекте при внутренней приемке», — заметил он.

В целом, застройщик оценивает кейс сотрудничества с «Базис.Недвижимость» как успешный и планирует использовать сервис на остальных проектах.

По словам Юлии Огняниковой, внедрение сервиса прошло «достаточно быстро и легко».

«Мы планируем завершить проект и по его окончанию сформировать ряд предложений разработчику по кастомизации и дополнительным опциям, которые мы хотим реализовать для передачи следующих домов», — обозначила Юлия ближайшие перспективы работы с системой.

Положительно об итогах проекта отозвался и Артем Глухих, отметив, что застройщики Екатеринбурга активно работают с экосистемой «Базис.Недвижимость» и могут рассчитывать со стороны ее разработчиков на внедрение платформы, ее интеграцию с существующей CRM-системой девелопера и кастомизацию по индивидуальному запросу.

«Мы всегда готовы доработать софт под особенности бизнес-процессов заказчика, чтобы полностью автоматизировать передачу объектов и узкие места этого процесса», — подчеркнул Артем.

Ознакомиться с продуктом и получить консультацию по использованию сервиса «Базис.Ключи» и другим продуктам экосистемы «Базис.Недвижимость» можно на сайте и обратившись лично к СЕО компании Артёму Глухих +7 908 911-34-07. 

Другие публикации по теме:

Как интеграция сервиса «Базис.Ключи» позволила застройщику с первого раза сдавать 85% объектов по двусторонним актам приема-передачи

Инновационные решения для улучшения качества строительства: кейсы крупнейших застройщиков в эфире «ЕРЗ О ГЛАВНОМ»

От цифровизации и маркетинга до эстетики и клуба привилегий. Кейсы застройщиков в эфире «СТРОЙКА. ГЛАВНОЕ»

Каким должен быть умный дом: опыт и мнения экспертов, кейсы застройщиков — в эфире СТРОЙКА. ГЛАВНОЕ

Оцифровка процессов в девелопменте. Кейсы застройщиков

Автоматизация процесса заселения и передачи ключей с использованием сервиса «Базис.Ключи» позволила лидеру малоэтажного строительству в Московской области группе компаний KASKAD Family существенно повысить качество клиентского сервиса и сократить сроки устранения выявленных с помощью системы замечаний. 

Семейство компаний KASKAD Family (32-е место в ТОП застройщиков Московской области) занимается организованным строительством загородных жилых комплексов, в числе которых посёлки таунхаусов, малоэтажные многоквартирные дома и индивидуальные коттеджи.

Свой путь на загородном рынке Московской области компания начала в 2008 году. За 13 лет компания KASKAD Family успешно застроила малоэтажными объектами более 500 га территорий, реализовав на них 13 проектов, среди которых такие жилые комплексы, как Сабурово Парк на Пятницком шоссе, Домодедово таун на Каширском, МартХаус на Киевском и Каскад Парк на Симферопольском шоссе.

Сегодня среди проектов KASKAD Family в активной фазе строительства находятся такие масштабные жилые комплексы, ЖК Парк Апрель (256 секций таунхаусов и 1 546 квартир общей площадью более 100 тыс. кв. м), ЖК Каскад Парк 2 (441 секция таунхаусов общей площадью более 78 тыс. кв. м) и ЖК МартХаус 2.0 (200 индивидуальных жилых домов).

Особенности передачи ключей при малоэтажном строительстве до внедрения «Базис.Ключи»:

1. После ввода объектов в эксплуатацию сотрудники отдела заботы о клиентах самостоятельно осматривали дом, фиксировали замечания и вручную вносили замечания в общую Google таблицу, прикрепляя фотографии и акты осмотра в ссылках. Это отнимало ресурсы — прежде всего время специалистов, которые вместо новых осмотров должны были тратить его на ручной ввод данных в таблицу.

2. Подрядчики с неохотой пользовались Google таблицей, поскольку больше доверяли своим бумажным документам и актам. Поэтому они фиксировали сроки устранения дефектов исключительно в своих внутренних документах, после чего переносили их общую в Google таблицу. Это часто приводило к задвоению, ошибкам и потере данных, что в свою очередь отражалось непосредственно на клиентах.

Фото: www.kfamily.ru

3. Сотрудники отдела заботы проверяли статус выполнения задач в Google таблице и приглашали на приемку клиента. Периодически из-за ошибок в таблице клиенты приезжали на повторную приемку, а замечания по их объекту могли быть устранены лишь частично, либо вообще не учтены.

Такой подход к работе с клиентами в процессе заселения и выдачи ключей не был инновационным, и совершенно очевидно, что он не мог полностью устроить клиентов.

Важно отметить, что процесс передачи индивидуальных домов и секций таунхаусов значительно отличается от процесса передачи квартир в многоэтажных домах. При передаче квартиры нет необходимости фиксировать замечания и передавать покупателю кровлю, фундамент, крыльцо и придомовую территории. В таунхаусах и коттеджах напротив, клиенты в обязательном порядке принимают и оценивают качество кровли, фундамента, инженерных коммуникаций, парковки, крыльца и придомовой территории.

«Мы отвечаем за благополучие наших клиентов, — отметил Александр Разин (на фото), директор департамента клиентского обслуживания семейства компаний KASKAD Family. — И именно поэтому приняли решение найти и внедрить тот цифровой продукт, который автоматизирует процесс приемки, усовершенствует подход к устранению замечаний при передаче ключей и одновременно поднимает планку клиентского сервиса на новый уровень».

Интеграция в систему заселения сервиса «Базис.Ключи» позволила достичь показателя 85% переданных объектов по двусторонним актам приема-передачи в течении двух месяцев после ввода в эксплуатацию.

Группа компаний KASKAD Family стала первым застройщиков в сегменте малоэтажного строительства, внедрившим в процесс передачи ключей продукт экосистемы «Базис.Недвижимость» — «Базис.Ключи».

Компания перешла на новую систему в течение двух месяцев и успешно использует сервис уже более полугода. Тотальная цифровизация процесса заселения с использованием системы Базис.Ключи позволила девелоперу сэкономить драгоценные ресурсы и достичь ранее небывалых показателей: 85% переданных объектов по двусторонним актам приема-передачи без замечаний в течении двух месяцев после ввода в эксплуатацию. Для сравнения: до внедрения системы этот показатель не превышал 50%.

С внедрением фотофиксации дефектов вдвое выросла скорость устранения замечаний по объекту.

«Сервис “Базис.Ключи” позволил нам значительно автоматизировать процесс заселения, — делится впечатлениями после внедрения сервиса директор департамента клиентского обслуживания СК KASKAD Family Александр Разин. — Мы ушли от бумажной фиксации замечаний и Google таблиц. Теперь мы видим всю информацию по всем передаваемым объектам в единой цифровой системе».

При этом у каждого участника процесса устранения замечаний свой уровень доступа в системе «Базис.Ключи», подчеркнул представитель девелоперской компании. «Руководителю проекта и его заместителю доступны все замечания по проекту, начальнику участка — только замечания по его участку, а прорабу и ответственному за устранение — нужные им части», — уточнил Разин.

Помимо четкого распределения ролей и 100% фиксации всех замечаний процесс заселения с использованием системы «Базис.Ключи» стал интерактивным. Теперь принимающий работу клиент может, самостоятельно осматривая объект, заранее пройдя верификацию в системе, сделать фото, найденных им замечаний на свой телефон, а затем наблюдать, как замечания фиксируются в системе и устраняются в указанные в системе сроки.

Автоматизация процесса заселения создала прозрачную цепочку взаимодействия с подрядчиками и клиентами: теперь не нужно судорожно искать разрозненные данные и напоминать о сроках устранения замечаний. Система это сделает за человека. Конечно, внедрение системы не исключает человеческого участия сотрудников отдела заботы о клиентах, в роли операторов системы, но существенно высвобождает ресурсы для новых горизонтов в части клиентского сервиса.

Так застройщик работает над улучшением клиентского опыта, достигая удовлетворенности клиентов в плане уровня взаимодействия с компанией даже при наличии замечаний по объекту.

Помимо восторженных отзывов участников системы, начиная с клиентов и заканчивая прорабами, ее внедрение позволило группе компаний KASKAD Family передавать объекты без существенных замечаний, что исключило риск возникновения задержек и штрафов, связанных с претензиями по качеству. Поскольку вовремя и правильно зафиксированное замечание по качеству строительства — это уже 50% на пути к его устранению и счастливому заселению клиента. Стоимость одного дня просрочки при неустранении замечаний застройщику обходится очень дорого, и от слаженности процесса устранения замечаний при заселении зависит успех этого этапа клиентского пути.

«Мы приняли важное стратегическое решение — заселять в будущем все наши новые жилые комплексы (а это, между прочим, более 1 млн кв. м загородного жилья) с использованием системы “Базис.Ключи”, — проинформировал Александр Разин. — Сам этот факт служит показателем того, что мы доверяем данному сервису, видим перспективу и конкретную финансовую выгоду», — подчеркнул директор департамента по развитию KASKAD Family.

Сегодня семейство компаний KASKAD Family рассматривает дальнейшую интеграцию в структуру взаимодействия с клиентами всех модулей экосистемы «Базис.Недвижимость», от модуля витрины объектов и сервису по онлайн-бронированию до электронной регистрации и модуля цифровой ипотеки. 

Ключевые итоги внедрения цифровизации таковы:

1. Цифровизация обеспечила прозрачность работы всех сотрудников и повысила координацию между работниками застройщика и подрядчиками.

2. Снизились издержки девелопера за счет повышения эффективности персонала и сдаче объектов в срок.

3. Застройщик с первого раза повысил показатель переданных без замечаний объектов по двусторонним актам приемки-передачи с 50% до 85%.

4. После внедрения системы «Базис.Ключи» процесс устранения замечаний в среднем сократился с 20 до 7 дней.

5. Повысился уровень клиентского сервиса и удовлетворённость от сотрудничества с компанией.

«Сервис “Базис.Ключи” позволяет девелоперам полностью автоматизировать процесс передачи ключей, что создает удобную коммуникацию с клиентами и подрядчиками, — отметил Артем Глухих (на фото), основатель и СЕО «Базис.Недвижимость». — Кроме того, мы постоянно совершенствуем все наши продукты, делая их еще более удобными для пользователей — как застройщиков, так и покупателей недвижимости. Уже более 50 застройщиков России внедрили «Базис.Ключи», и их количество с каждым месяцем увеличивается», — подчеркнул топ-менеджер.

Другие публикации по теме:

Онлайн-курс «Формирование репутации застройщика» стартует 30 ноября

Крупнейший застройщик таунхаусов уходит в индивидуальное жилищное строительство