Утвержден стандарт по ведению исполнительной документации в электронном виде

23 мая 2022 10:51

Утвержден стандарт по ведению исполнительной документации в электронном виде

Росстандарт приказом №337-ст от 19.05.2022 утвердил ГОСТ Р 70108-2022 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде».

Стандарт устанавливает требования к процессам формирования и ведения исполнительной документации (ИД) в электронном виде при строительстве, реконструкции и капитальном ремонте объектов капитального строительства (ОКС). Разработчик ГОСТ Р — СРО «Союз строительных компаний Урала и Сибири».

Требования стандарта не отменяют существующие процессы формирования и ведения ИД на бумажных носителях, а регламентируют электронную аналогию этих процессов и обеспечивают застройщика (технического заказчика) правом выбора одного из двух способов осуществления процессов формирования и ведения ИД.

Процессы формирования и ведения ИД в электронном виде при строительстве ОКС осуществляются участниками электронного взаимодействия на основании соответствующих договоров с застройщиком (техническим заказчиком), соглашения об электронном взаимодействии застройщика (технического заказчика) с ГСН и принятого стандарта.

При оформлении соглашения об электронном взаимодействии застройщика (технического заказчика) с ГСН формирование и ведение ИД на бумажных носителях не требуется.

Участники электронного взаимодействия организационно-распорядительными документами (приказами, распоряжениями и т. д.) назначают своих уполномоченных представителей с возложением на них ответственности за качественное осуществление процессов формирования и ведения ИД в электронном виде.

Ранее портал ЕРЗ.РФ рассказывал, что в настоящее время, для того чтобы перевести все процессы с ИД в электронный вид, необходимо выполнить два условия:

1. Согласие всех участников — пункт 5 РД-11-02-2006.

Необходимо подтвержденное согласие всех участников электронного взаимодействия: заказчика, генерального подрядчика и других подписантов.

2. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — 63-ФЗ. Документы должны быть подписаны УКЭП, причем должен присутствовать оттиск такой подписи.

Утвержденный ГОСТ Р 70108-2022 устанавливает, что процессы формирования и ведения ИД в электронном виде осуществляются посредством информационной системы электронной ИД (система), которая должна быть включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных.

Функционирование системы должно обеспечить осуществление процессов:

• создание единого информационного поля между участниками электронного взаимодействия, необходимого для осуществления процессов формирования и ведения ИД в электронном виде;

• формирование актов освидетельствования скрытых работ, ответственных конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения в электронном виде (акты) на основании данных в электронных общий журнал учета выполнения работ (ЭОЖР) и электронные специальных журналы учета выполнения работ (ЭСЖР);

• взаимосвязь и корреспонденция ЭОЖР, ЭСЖР с актами и другой ИД;

• формирование ЭОЖР, ЭСЖР, актов и другой ИД в электронном виде в соответствии с СП 471.1325800.2019 на основе данных, содержащихся в информационной модели ОКС;

• подписание ЭП уполномоченными представителями участников электронного взаимодействия в виде электронных документов:

– записей в ЭОЖР и ЭСЖР, вносимых участниками электронного взаимодействия в процессе строительства;

– сформированных актов и другой ИД;

• просмотр в системе участниками электронного взаимодействия подготовленных актов и сопутствующих приложений к ним, предусмотренных (например, исполнительных геодезических схем и чертежей, актов и протоколов испытаний, результатов экспертиз) и другой ИД в электронном виде;

• интеграция системы с государственными информационными системами ГИС ТОР КНД, ГИС ОГД, ЕПГУ, СМЭВ, ведомственными информационными системами по мере их введения в эксплуатацию;

• использование классификатора строительной информации для формирования и ведения ИД в электронном виде в соответствии с данными ПД.

• уведомление ГСН об информации, необходимой для регистрации ЭОЖР и ЭСЖР, проведения плановых и внеплановых проверок, включая итоговую проверку и подготовку ЗОС;

• передача эксплуатирующей организации ЭОЖР, ЭСЖР, актов и другой ИД в электронном виде;

Фото: www.tengrinews.kz

• включение в систему исходно-разрешительной документации, необходимой для строительства ОКС;

• формирование электронного журнала учета выполнения работ (форма КС-6а) на основании данных ЭОЖР, ЭСЖР, актов и другой ИД;

• возможность внесения изменений в ошибочно размещенные сведения в ЭОЖР, ЭСЖР, акты и другую ИД;

• защита персональных данных уполномоченных представителей участников электронного взаимодействия.

Организацию деятельности по наполнению системы данными, необходимыми для формирования и ведения ЭОЖР, ЭСЖР, актов и другой ИД в электронном виде осуществляет уполномоченный представитель технического заказчика (руководитель проекта). Наполнение системы необходимыми данными по формированию и ведению ЭОЖР, ЭСЖР, актов и другой ИД в электронном виде участники электронного взаимодействия осуществляют в соответствии с договорами, заключенными с застройщиком (техническим заказчиком), соглашением об электронном взаимодействии застройщика (технического заказчика) с органами государственного строительного надзора (ГСН).

Если ОКС находятся в тех зонах, в которых отсутствует возможность обеспечения стабильного доступа к сети Интернет или Рунет и, как следствие, к информационным ресурсам системы, рекомендуется использовать мобильную версию применяемой системы. В этом случае все полученные данные сохраняются на рабочих местах и мобильных устройствах с их последующим внесением в систему при наличии доступа к сети Интернет или Рунет.

Ответственность за работоспособность системы и сохранность информации в системе несет оператор системы (застройщик, технический заказчик, ГСН, региональные министерства и ведомства, обладатель системы).

ГОСТ Р 70108-2022, устанавливает следующий порядок и правила осуществления процессов формирования и ведения ИД в электронном виде:

• регистрация ЭОЖР и ЭСЖР в ГСН;

• ведение ЭОЖР и ЭСЖР, заключающееся в наполнении определенной информацией с подписанием этой информации ЭП уполномоченными представителями участников электронного взаимодействия в системе;

• уведомление ГСН посредством системы об окончании ведения ЭОЖР и ЭСЖР и о завершении строительства ОКС;

• Формирование и ведение актов и другой исполнительной документации в электронном виде. Перечень актов и другой ИД, которая должна формироваться в электронном виде при строительстве конкретного ОКС, определен в ПД, РД, ППР и договорах подряда.

Форма и содержание разделов ЭСЖР определены документами по стандартизации, регламентирующими требования к определенным видам СМР. К таким документам по стандартизации относятся:

• ГОСТ 32569- 2013;

• СП 45.13330.2017;

• СП 48.13330.2019;

• СП 70.13330.2012;

• СП 77.13330.2016;

• СП 392.1325800.2018.

К актам относятся акты освидетельствования в электронном виде:

- скрытых работ;

- ответственных конструкций;

- участков сетей инженерно-технического обеспечения.

В состав другой ИД входят документы в электронном виде, форма и содержание которых регламентированы:

СП 392.1325800.2018 и др.

Фото: www.900igr.net

Формирование актов в виде электронных документов в системе осуществляет лицо, осуществляющее строительство (ЛОС) — генподрядчик, подрядчик, непосредственно выполнившее те или иные виды СМР (как правило, подрядчик или субподрядчик, являющийся участником электронного взаимодействия). Виды работ, отраженные в актах, должны соответствовать записям в ЭОЖР и ЭСЖР, которые ведутся в системе. По завершении формирования в системе актов с необходимыми приложениями к ним ЛОС направляет участникам электронного взаимодействия уведомление о готовности проектов актов для проверки, а также о дате и времени проведения освидетельствования скрытых работ, ответственных конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения.

В течение одного рабочего дня участники электронного взаимодействия посредством системы на своих рабочих местах, без выезда на объект, осуществляют проверку проектов актов и соответствующих приложений к ним.

Процесс фактического (полевого) освидетельствования скрытых работ, ответственных конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения в соответствии с СП 48.13330.2019 осуществляют участники освидетельствования.

ЛОС в процессе освидетельствования может осуществлять фотофиксацию подлежащих освидетельствованию скрытых работ, ответственных конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения с внесением запечатленной информации в систему.

Подписание актов участниками электронного взаимодействия только на основании предоставленных фотографических материалов без фактического присутствия на ОКС не допускается.

После фактического (полевого) освидетельствования скрытых работ, ответственных конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения при отсутствии несоответствий участники освидетельствования визируют собственной ЭП посредством системы соответствующие акты в последовательности, установленной застройщиком (техническим заказчиком).

Фото: www.cdn-front.kwork.ru

Подписание актов не допускается в случае выявления в процессе освидетельствования несоответствия работ, ответственных конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения требованиям ПД, РД, техническим регламентам, документам по стандартизации, а также в случае несоответствия указанных в актах объемов работ фактически выполненным объемам работ, выявленным в процессе свидетельствования.

Контроль процессов формирования и ведения ИД в электронном виде осуществляют:

• уполномоченный представитель застройщика (технического заказчика) по вопросам строительного контроля, специалист по организации строительства, сведения о котором внесены в национальный реестр специалистов в области строительства (НРС);

• уполномоченный представитель ЛОС по вопросам строительного контроля, специалист по организации строительства, сведения о котором внесены в НРС.

Застройщик (технический заказчик) после завершения строительства ОКС передает эксплуатирующей организации ЭОЖР, ЭСЖР, акты и другую ИД.

Передача эксплуатирующей организации документации из системы осуществляется посредством программных и технических средств на физических носителях или с помощью сети Интернет или Рунет.

Эксплуатирующая организация хранит полученную документацию в электронном виде с ее дальнейшим использованием в процессе эксплуатации и сноса ОКС.

ГОСТ Р 70 108-2022 вводится впервые и вступает в действие с 1 января 2023 года.