Комплексная автоматизация как инструмент контроля закупок и сокращения рисков перерасхода.

       

    

Куда я опять потратил свою прибыль?

MACRO — команда специалистов с многолетним опытом работы в строительном бизнесе, которая занимается разработкой цифровых систем для застройщиков. 

На протяжении нескольких лет мы решали проблемы потери плановой прибыли в строительстве с помощью автоматизации. Сегодня мы разберем такой важный операционный процесс, на котором большинство застройщиков теряет деньги, как тендеры/закупка материалов и услуг.

Застройщик часто находится в статусе «Мы знаем всех игроков на рынке» — это  изначально ошибочное убеждение, т.к. рынок постоянно развивается и на нем всегда есть конкуренция.

Безусловно, есть ниши с узкой специализацией, и найти даже одного подрядчика бывает непросто, но, в большинстве случаев мы пользуемся услугами таких высококонкурентных сфер, как, например:

• благоустройство;

• внутренние и наружные отделочные работы;

• услуги охраны;

• монтаж систем отопления, вентиляции;

• электрика и т.д.;

• поставка строительных материалов и т.д.

Как в вашей компании устроен поиск и отбор подрядчиков? Скорее всего, этот процесс замыкается на конкретном специалисте, и к нему возникает ряд вопросов:

вопрос №1: есть ли у него мотивация к тому, чтобы «перелопачивать» весь рынок и искать самое лучшее предложение? 

вопрос №2: есть ли у него личная мотивация к тому, чтобы предоставлять неполную и/или некорректную информацию и предлагать конкретного подрядчика в своих интересах?

вопрос №3: насколько сильно зависит мой бизнес от этого специалиста, как от «агрегатора» информации по контрагентам?

вопрос №4: как часто ситуация аврала на строительной площадке приводит к перерасходу и переплатам за «накрученные объемы» по материалам и услугам?

Это неприятные вопросы, но они имеют место быть. Отвечая на них, мы поняли, с чего нужно начать и какие задачи необходимо решить, чтобы сделать этот процесс контролируемым без погружения руководителя в операционную деятельность отдела снабжения и закупок.

    

 

Что и где нужно починить?

Задача №1: систематизировать и централизовать базу контрагентов

Чем больше аккредитованных контрагентов будет в нашей базе — тем больше шансов получить живую конкуренцию и выгодное предложение от рынка, а не от одного-двух подрядчиков, которые уже давно «сидят на шее».

Пора перестать зависеть от конкретных специалистов и начать создавать собственный актив в виде базы данных по контрагентам, с которым может начать работать любой новый сотрудник компании уже в первый день своего пребывания в офисе.

База контрагентов накопительно формируется в одном месте, по единому регламенту. История взаимодействия, запроса цен также должна храниться централизовано и быть всегда доступной.

Задача №2: соблюдать объемы и сроки закупок

Нам понадобится увязка с планом снабжения и графиком производства работ. 

Мы расширим круг ответственных лиц (прорабы, начальники ПТО), и создадим цепочки согласований. 

Исходными данными будут служить локальные сметы рабочей документации и первичная корректировка объемов ответственными лицами и подразделениями.

Таким образом, имея согласованную всеми отправную точку или план снабжения, мы снизим до минимума риски срыва сроков и закупки ненужных «выдуманных» объемов, т.к. каждое отклонение от плана теперь имеет идентификацию, причину и ответственного.

Задача №3: следить за надлежащим исполнением задач

После реализации первых двух задач нам понадобится функционал для контроля всей цепочки закупки. В любое время и в любом месте мы должны понимать, что, в какой объеме и у кого мы покупаем. 

Следует определить критические триггеры, например такие, как «объем превышает плановый» или «выбран победитель с большей ценой», и реализовать механизмы уведомлений для руководителей.

       

  

Долой потери, приступаем к реализации!

Сейчас уже очень трудно посчитать, сколько человеко-часов и средств было вложено в реализацию цифровой экосистемы MACRO.

Однако мы заявляем со всей ответственностью: игра стоила свеч. Мы создали, по сути, полную оцифровку бизнес-процессов для застройщика, и теперь нашими решениями в России и за ее пределами пользуются уже более 70 строительных компаний.

Глобально, в вопросе закупок, мы добились следующего:

1. Перестали зависеть от степени «порядочности» отдела снабжения и человеческого фактора в принципе.

2. Систематизировали работу смежных структур компании и обеспечили соблюдение плана снабжения по объему и срокам.

3. Ввели управленческий учет, позволяющий контролировать затраты на закупку материалов и услуг по выгодной цене.

Важно, что теперь мы можем спокойно делегировать задачи по снабжению и не думать о тех неприятных вопросах, которые упомянуты в начале.

Подробнее о том, как это работает, мы расскажем в кратком обзорном видео в конце статьи. Отразим цепочку закупки и вы поймете, как «попасть из точки А в точку Б» с минимальными рисками для плановой прибыли.

Тем не менее, для застройщиков и девелоперов, которые уже готовы рассматривать цифровые системы для своего бизнеса, мы предлагаем оценить плюсы и минусы вариантов автоматизации, которые сегодня имеются на рынке.

          

   

«Огласите весь список, пожалуйста!»

  

Готовые коробочные решения	Плюсы: ● Большая часть уже реализованных модулей и сценариев работы ● Относительно быстрое внедрение Минусы: ● Большие капитальные вложения на покупку рабочих мест и доработку «коробки» под свои нужды ● Дорогие доработки, расширения и интеграции в процессе использования ● Неликвидный продукт — если вы перестали пользоваться системой или приостановили деятельность бизнеса
Собственная IT-разработка	Плюсы: ● Относительная независимость в создании и последующих доработках системы Минусы: ● Огромные капитальные вложения на разработку ● Дополнительные операционные расходы на расширение штата программистов, администраторов ● Большой срок реализации (не менее 2 лет)
Облачный сервис	Плюсы: ● Готовые решения и сценарии использования ● Относительно быстрая настройка под регламент работы клиента ● Централизованные универсальные доработки сервиса за счет разработчика ● Недорогая абонентская плата и отсутствие дополнительных операционных затрат на содержание сервиса ● Нет привязки к количеству рабочих мест ● Система, готовая к использованию здесь и сейчас (без ожидания) ● Платите только если пользуетесь ● Работа в облаке — доступ из любой точки мира  Минусы: ● Не выявлены

   

Заявляем со всей ответственностью: минусы использования облачных сервисов с готовыми решениями нами не выявлены.

Продукты экосистемы MACRO решают абсолютно все задачи строительных компаний, поскольку за ними стоит многолетний труд и лучшие практики реального строительного бизнеса, которыми мы готовы делиться с Вами.

Предлагаем посмотреть короткое видео и оценить возможности облачного сервиса для организации закупочной деятельности на примере системы MacroTender.

    

   

   

   

 

  

  

Другие публикации по теме:

Как в кризис снизить риски и затраты в строительстве

Строительная отрасль в условиях турбулентности: стресс-тест на импортозамещение

5D Смета: взять под контроль бюджет строительного проекта

7 задач управления строительством, которые решают сервисы Autodesk BIM 360

Система автоматизации рабочих процессов «М2ЛАБ I ЗАСТРОЙЩИК» говорит с девелоперами на одном языке

Платформа BIMLIB 2.0: революция в отраслевом ценообразовании?

Опубликованнным Постановлением Правительства РФ от 26.03.2019 №319 «О единой информационной системе жилищного строительства» определен перечень информации, которую застройщики обязаны размещать в ЕИСЖС в отношении каждого многоквартирного дома, в состав которого входят объекты долевого строительства, и особенности  ее размещения.

     

Фото: www.gazeta.ru

     

№	Перечень информации, которую обязаны размещать в ЕИСЖС застройщики	Постановление Правительства №319 от 26.03.2019	214 - ФЗ	Приказ Минстроя №275/пр от 11.05.2018
1	Разрешения на ввод объектов в эксплуатацию	пп. «д» п. 9 Правил	п. 1 ч. 2 ст. 3.1	п. 5
2	Разрешение на строительство	пп. «а», «б» п. 9	п. 2, ч. 1 ст. 3.1, п. 1 ч. 2 ст. 21	пп. 1 п. 6
3	Заключение экспертизы проектной документации, если проведение такой экспертизы установлено федеральным законом	пп. «з» п. 9	п. 2, ч. 1 ст. 3.1, п. 3 ч. 2 ст. 21	пп. 2 п. 6
4	Документы, подтверждающие права застройщика на земельный участок	пп. «с» п. 9	п. 2, ч. 1 ст. 3. 1, п. 5 ч. 2 ст. 21	пп. 3 п. 6
5	Проектная декларация	пп. «г» п. 9	п. 3, ч. 1 ст. 3.1	пп. 4 п. 6
6	Заключение о соответствии застройщика и проектной декларации установленным требованиям	пп. «з» п. 9	п. 4, ч. 1 ст. 3.1	пп. 5 п. 6
7	Проект ДДУ	пп. «х» п. 9	п. 5, ч. 1 ст. 3.1	пп. 7 п. 6
8	Условия привлечения денежных средств участников долевого строительства по договору участия в долевом строительстве в случае размещения таких средств на счетах эскроу	пп. «ц» п. 9	п. 6, ч. 1 ст. 3.1	п.9
9	Промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность	пп. «и» п. 9	п. 7, ч. 2 ст. 3.1, ч. 5 ст. 3.1	пп. 1 п. 7
10	Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность	пп. «к» п. 9	п.7, ч. 2 ст. 3.1, ч. 5 ст. 3.1	пп. 2 п. 7
11	Аудиторское заключение	пп. «к» п. 9	п. 7, ч. 2 ст. 3.1, ч. 5 ст. 3.1	пп. 3 п. 7
12	Фотографии строящихся многоквартирного дома и (или) иного объекта недвижимости, отражающие текущее состояние их строительства (создания)	пп. «л» п. 9	п. 8, ч. 1 ст. 3.1	п. 8
13	ГПЗУ	пп. «м» п. 9	п. 9, ч. 1 ст. 3.1	нет
14	Схема планировочной организации земельного участка	пп. «м» п. 9	п. 10, ч. 1 ст. 3.1	нет
15	Документ, содержащий информацию о расчете размера собственных средств и нормативах финансовой устойчивости застройщика (справки застройщика о размере собственных средств и соблюдении нормативов финансовой устойчивости)	пп. «н» п. 9	п. 11, ч. 1 ст. 3.1	нет
16	Сведения о введении одной из процедур, применяемых в деле о банкротстве	пп. «о» п. 9	п. 12, ч. 1 ст. 3.1	нет
17	Извещение о начале строительства, реконструкции объекта капитального строительства	пп. «п» п. 9	п. 13, ч. 1 ст. 3.1	нет
18	Сведения об открытии или о закрытии расчетного счета застройщика с указанием номера такого счета, наименования уполномоченного банка и его идентификаторов	пп. «р» п. 9	п. 14, ч. 1 ст. 3.1	нет
19	Отчетность застройщика об осуществлении деятельности, связанной с привлечением денежных средств	пп. «т» п. 9	нет	нет
20	Сводная накопительная ведомость проекта строительства	пп. «т» п. 9	нет	нет
21	Информация о бенефициарах	пп. «у» п. 9	нет	нет
22	Информация о лицах, осуществляющих работы, поставки товаров или представляющих услуги по проведению инженерных изысканий, архитектурно-строительного проектирования и строительства	пп. «ф» п. 9	нет	нет
23	Решение органа, уполномоченного на выдачу разрешения на строительство, содержащего сведения о внесенных в разрешение изменениях (в случае внесения в РС изменений без замены такого разрешения)	абз.3 п. б ч. 9	нет	нет
24	Сведения о прекращении действий любого из ранее размещенных в ЕИСЖС разрешений на строительство с указанием оснований принятия органом, уполномоченным на выдачу разрешений на строительство, такого решения	пп «в» п. 9	нет	нет
25	Отказ в выдаче заключения о соответствии	пп. «ж» п. 9	нет	нет
26	Решения уполномоченных органов, содержащие информацию об изменении ГПЗУ и схемы расположения земельного участка	Абз.2 пп. «м» п. 9	нет	нет

   

Фото: www.dpo-ilm.ru

   

  

 

 

 

Другие публикации по теме:

https://наш.дом.рф/ официально стал сайтом ЕИСЖС

ЕИСЖС хотят сделать площадкой для финансового контроля застройщиков

https://наш.дом.рф/ официально станет сайтом ЕИСЖС

Большинство банков готовятся присоединиться к ЕИСЖС

Подписан приказ о порядке размещения застройщиками информации в ЕИСЖС

Регионы смогут напрямую заносить данные в ЕИСЖС

С начала года в ЕИСЖС зарегистрировались более 2 тыс. застройщиков