Комплексная автоматизация как инструмент контроля закупок и сокращения рисков перерасхода.

       

    

Куда я опять потратил свою прибыль?

MACRO — команда специалистов с многолетним опытом работы в строительном бизнесе, которая занимается разработкой цифровых систем для застройщиков. 

На протяжении нескольких лет мы решали проблемы потери плановой прибыли в строительстве с помощью автоматизации. Сегодня мы разберем такой важный операционный процесс, на котором большинство застройщиков теряет деньги, как тендеры/закупка материалов и услуг.

Застройщик часто находится в статусе «Мы знаем всех игроков на рынке» — это  изначально ошибочное убеждение, т.к. рынок постоянно развивается и на нем всегда есть конкуренция.

Безусловно, есть ниши с узкой специализацией, и найти даже одного подрядчика бывает непросто, но, в большинстве случаев мы пользуемся услугами таких высококонкурентных сфер, как, например:

• благоустройство;

• внутренние и наружные отделочные работы;

• услуги охраны;

• монтаж систем отопления, вентиляции;

• электрика и т.д.;

• поставка строительных материалов и т.д.

Как в вашей компании устроен поиск и отбор подрядчиков? Скорее всего, этот процесс замыкается на конкретном специалисте, и к нему возникает ряд вопросов:

вопрос №1: есть ли у него мотивация к тому, чтобы «перелопачивать» весь рынок и искать самое лучшее предложение? 

вопрос №2: есть ли у него личная мотивация к тому, чтобы предоставлять неполную и/или некорректную информацию и предлагать конкретного подрядчика в своих интересах?

вопрос №3: насколько сильно зависит мой бизнес от этого специалиста, как от «агрегатора» информации по контрагентам?

вопрос №4: как часто ситуация аврала на строительной площадке приводит к перерасходу и переплатам за «накрученные объемы» по материалам и услугам?

Это неприятные вопросы, но они имеют место быть. Отвечая на них, мы поняли, с чего нужно начать и какие задачи необходимо решить, чтобы сделать этот процесс контролируемым без погружения руководителя в операционную деятельность отдела снабжения и закупок.

    

 

Что и где нужно починить?

Задача №1: систематизировать и централизовать базу контрагентов

Чем больше аккредитованных контрагентов будет в нашей базе — тем больше шансов получить живую конкуренцию и выгодное предложение от рынка, а не от одного-двух подрядчиков, которые уже давно «сидят на шее».

Пора перестать зависеть от конкретных специалистов и начать создавать собственный актив в виде базы данных по контрагентам, с которым может начать работать любой новый сотрудник компании уже в первый день своего пребывания в офисе.

База контрагентов накопительно формируется в одном месте, по единому регламенту. История взаимодействия, запроса цен также должна храниться централизовано и быть всегда доступной.

Задача №2: соблюдать объемы и сроки закупок

Нам понадобится увязка с планом снабжения и графиком производства работ. 

Мы расширим круг ответственных лиц (прорабы, начальники ПТО), и создадим цепочки согласований. 

Исходными данными будут служить локальные сметы рабочей документации и первичная корректировка объемов ответственными лицами и подразделениями.

Таким образом, имея согласованную всеми отправную точку или план снабжения, мы снизим до минимума риски срыва сроков и закупки ненужных «выдуманных» объемов, т.к. каждое отклонение от плана теперь имеет идентификацию, причину и ответственного.

Задача №3: следить за надлежащим исполнением задач

После реализации первых двух задач нам понадобится функционал для контроля всей цепочки закупки. В любое время и в любом месте мы должны понимать, что, в какой объеме и у кого мы покупаем. 

Следует определить критические триггеры, например такие, как «объем превышает плановый» или «выбран победитель с большей ценой», и реализовать механизмы уведомлений для руководителей.

       

  

Долой потери, приступаем к реализации!

Сейчас уже очень трудно посчитать, сколько человеко-часов и средств было вложено в реализацию цифровой экосистемы MACRO.

Однако мы заявляем со всей ответственностью: игра стоила свеч. Мы создали, по сути, полную оцифровку бизнес-процессов для застройщика, и теперь нашими решениями в России и за ее пределами пользуются уже более 70 строительных компаний.

Глобально, в вопросе закупок, мы добились следующего:

1. Перестали зависеть от степени «порядочности» отдела снабжения и человеческого фактора в принципе.

2. Систематизировали работу смежных структур компании и обеспечили соблюдение плана снабжения по объему и срокам.

3. Ввели управленческий учет, позволяющий контролировать затраты на закупку материалов и услуг по выгодной цене.

Важно, что теперь мы можем спокойно делегировать задачи по снабжению и не думать о тех неприятных вопросах, которые упомянуты в начале.

Подробнее о том, как это работает, мы расскажем в кратком обзорном видео в конце статьи. Отразим цепочку закупки и вы поймете, как «попасть из точки А в точку Б» с минимальными рисками для плановой прибыли.

Тем не менее, для застройщиков и девелоперов, которые уже готовы рассматривать цифровые системы для своего бизнеса, мы предлагаем оценить плюсы и минусы вариантов автоматизации, которые сегодня имеются на рынке.

          

   

«Огласите весь список, пожалуйста!»

  

Готовые коробочные решения	Плюсы: ● Большая часть уже реализованных модулей и сценариев работы ● Относительно быстрое внедрение Минусы: ● Большие капитальные вложения на покупку рабочих мест и доработку «коробки» под свои нужды ● Дорогие доработки, расширения и интеграции в процессе использования ● Неликвидный продукт — если вы перестали пользоваться системой или приостановили деятельность бизнеса
Собственная IT-разработка	Плюсы: ● Относительная независимость в создании и последующих доработках системы Минусы: ● Огромные капитальные вложения на разработку ● Дополнительные операционные расходы на расширение штата программистов, администраторов ● Большой срок реализации (не менее 2 лет)
Облачный сервис	Плюсы: ● Готовые решения и сценарии использования ● Относительно быстрая настройка под регламент работы клиента ● Централизованные универсальные доработки сервиса за счет разработчика ● Недорогая абонентская плата и отсутствие дополнительных операционных затрат на содержание сервиса ● Нет привязки к количеству рабочих мест ● Система, готовая к использованию здесь и сейчас (без ожидания) ● Платите только если пользуетесь ● Работа в облаке — доступ из любой точки мира  Минусы: ● Не выявлены

   

Заявляем со всей ответственностью: минусы использования облачных сервисов с готовыми решениями нами не выявлены.

Продукты экосистемы MACRO решают абсолютно все задачи строительных компаний, поскольку за ними стоит многолетний труд и лучшие практики реального строительного бизнеса, которыми мы готовы делиться с Вами.

Предлагаем посмотреть короткое видео и оценить возможности облачного сервиса для организации закупочной деятельности на примере системы MacroTender.

    

   

   

   

 

  

  

Другие публикации по теме:

Как в кризис снизить риски и затраты в строительстве

Строительная отрасль в условиях турбулентности: стресс-тест на импортозамещение

5D Смета: взять под контроль бюджет строительного проекта

7 задач управления строительством, которые решают сервисы Autodesk BIM 360

Система автоматизации рабочих процессов «М2ЛАБ I ЗАСТРОЙЩИК» говорит с девелоперами на одном языке

Платформа BIMLIB 2.0: революция в отраслевом ценообразовании?

Об этом в интервью порталу ЕРЗ.РФ рассказал директор компании MACRO Александр ШКОЛЬНИК.

    

 

 

В недвижимости и строительстве Александр Школьник (на фото) с 2006 года. С 2010 по 2019 год — собственник и исполнительный директор строительной компании, входящей в ТОП-3 ведущих девелоперов Кемеровской области. В 2019 году Александр перешел на должность директора компании MACRO, которая занимается автоматизацией бизнес-процессов в строительстве и разработкой уникальной экосистемы цифровых инструментов, помогающих свести воедино все направления деятельности строительной организации.

  

— Александр, строительство — одна из отраслей, остро нуждающихся в автоматизации. В строительном процессе задействовано большое количество участников, которым необходима тесная интеграция между собой. Как Вы пришли к пониманию того, что строительством нужно и можно управлять?

— Мы всё познавали на личном опыте. Когда в 2013 году начинали строить первый объект, никто не знал, как и что нужно делать, как контролировать все бизнес-процессы, не находясь 24 часа в сутки на стройке, и при этом четко понимать, какая работа завершена и т.д.

В 2014 году мы поставили перед собой глобальную задачу — увеличить рентабельность строительства за счёт автоматизации всех бизнес-процессов. Систему, позволяющую нам упростить процесс взаимодействия с подрядными организациями, увеличить скорость реакции на замечания, систематизировать процесс поставки строительных материалов и свести к минимуму воровство, мы, можно сказать, изобретали и создавали практическим путём.

 

— Как же, все-таки, Вы решились сменить место управляющего в строительной компании на место директора IT компании? Необычный выбор!..

— В течение двух ближайших лет я ожидаю прорыва в отечественной IT-индустрии. В прошлом десятилетии мы строили фундамент нашей экосистемы, а теперь готовы занять достойное место на цифровом рынке. Это вызов, и я принимаю его. Это очень интересно.

  

   

— Какие бизнес-процессы в деятельности строительной компании необходимо автоматизировать в первую очередь?

— Прежде всего, это, конечно же, контроль расходов и доходов. Уже при строительстве первого объекта мы поняли, что нам требуется информация в режиме реального времени о том, сколько денег есть и сколько ожидается, каковы были затраты и на что, кто их совершал, какие затраты ещё запланированы и какой от них ожидается финансовый результат.

  

— С какими проблемами Вы столкнулись, не имея автоматизации?

— Чтобы видеть реальную картину того, что происходит на объекте, нужно было постоянно просматривать камеры, отслеживать сетевые графики. Генподрядчик почти ежедневно запрашивал деньги на материалы, учёт которых без автоматизации, по сути, просто невозможен.

Помимо этого мы хотели контролировать и отдел продаж, понимать, какие сделки проходят, по какой цене, кто менеджер, какая конверсия и т.д.

  

— Разработанный Вами программный продукт продемонстрировал свою эффективность уже на начальном этапе?

— Да, но мы понимали, что это программное направление нужно развивать как отдельный продукт, продолжая адаптировать его под себя, доводя до совершенства. Мы понимали, что должен быть автоматизирован в буквальном смысле каждый шаг.

В начале 2017 года мы запустили на рынок первый наш самостоятельный продукт — MacroCRM. Он был предназначен для отделов продаж строительных компаний и агентств недвижимости. В 2019 году появился MacroCatalog — интерактивный каталог недвижимости на сайте застройщика.

  

 

  

И, наконец, наш флагман, наша гордость — это MacroERP (ERP — Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия — Ред.). Система автоматизирует бизнес-процессы и учёт в строительстве, в том числе график производства работ, смету, снабжение, лимиты заказа ТМЦ, управленческие финансы, контракты, документооборот и комплекс поручений.

MacroERP охватывает все бизнес-процессы в строительстве, от продаж квартир до последнего болта. Главный вопрос, на который отвечает MacroERP, звучит так: какую чистую прибыль по завершении строительства объекта получит застройщик с учетом всех рисков и затрат.

  

— Какие еще преимущества дают участникам рынка продукты, разрабатываемые Вашей компанией?

— Самое главное преимущество этих продуктов заключается в том, что полная и прозрачная информация будет доступна из любой точки мира, где есть интернет, в режиме реального времени. И это может помочь переходу на удаленный режим работы, что сегодня, согласитесь, особенно актуально.

В настоящее время наши продукты используют уже более 60 крупнейших застройщиков из Брянска, Новосибирска, Екатеринбурга, Рязани, Иркутска, Барнаула, Тюмени, Омска, Владивостока, Калининграда, Оренбурга и других городов России.

   

   

— Не секрет, что многие компании боятся автоматизации, видя в этом усложнение процессов?

— По-своему они правы. Это действительно так, поэтому на старте мы показываем клиенту, как просто пользоваться нашей системой, обучаем на всех стадиях сотрудников, которые работают на нашем программном обеспечении, проводим онлайн- и оффлайн-обучения.

Мы уделяем большое внимание последующему сопровождению. Для этого у нас существует выделенный круглосуточный чат техподдержки с каждым клиентом. К слову, далеко не все компании на рынке в состоянии предоставлять подобный сервис.

  

— А за сохранность своих данных можно не переживать?

— Абсолютно! Команда MACRO трепетно относится к сохранности и безопасности информации, с которой работает застройщик. Ведь наша цель — сделать для застройщиков безопасную и надежную программу, чутко реагирующую на все потребности и задачи. Вся информация экосистемы MACRO хранится в крупнейших российских дата-центрах, соответствующих международному стандарту Tier III и требованиям безопасности банков, платежных систем и предприятий электронной коммерции PCI DSS.

  

— Как быстро Вы можете подключить компанию и интегрировать со своей системой?

— Наша команда внедрения сделает это в кратчайшие сроки, гарантируя качество адаптации любого продукта из линейки MACRO к бизнес-процессам компании. Самые быстрые для внедрения продукты: MacroCRM и MacroCatalog — от двух недель до одного месяца. Внедрение MacroERP обычно проходит дольше, и тут важно понимать, какой именно бизнес-процесс необходимо автоматизировать в первую очередь.

  

— Как строительные компании могут связаться с Вами, чтобы сократить издержки и автоматизировать процессы?

— Это легко. Вы можете оставить заявку на нашем сайте www.macrodigital.ru либо позвонить нам по телефону 8-800-500-85-48.

  

— Спасибо за интересный разговор, Александр. Успехов в Вашем бизнесе!

Беседу вел Михаил Иванов

  

Редакция благодарит компанию  MACRO за помощь в подготовке материала

  

   

   

  

  

  

Другие публикации по теме:

Строительная отрасль в условиях турбулентности: стресс-тест на импортозамещение

5D Смета: взять под контроль бюджет строительного проекта

7 задач управления строительством, которые решают сервисы Autodesk BIM 360

Система автоматизации рабочих процессов «М2ЛАБ I ЗАСТРОЙЩИК» говорит с девелоперами на одном языке

Платформа BIMLIB 2.0: революция в отраслевом ценообразовании?