Большинство российских застройщиков начинают цифровизацию с отдела продаж. Такого же принципа придерживалась строительная компания НИКС из Челябинска. Однако девелопер пошел дальше — к постепенному переводу всех бизнес-процессов на «цифру». Команда «НИКС» поделилась результатами цифровизации.

        

 

СК НИКС более 20 лет работает на рынке строительства жилой недвижимости Челябинска. За это время введено больше 500 тыс. кв. м. жилья. Активный рост компании позволяет вести работу сразу над несколькими масштабными проектами по строительству качественного и доступного жилья.

Все проекты застройщика предусматривают игровые площадки для детей, безопасный закрытый двор, площадки для воркаута, безбарьерную среду и озеленение придомовой территории.

Рост компании вызвал закономерную нагрузку на ее подразделения. А так как одним увеличением штата все возникшие проблемы не решить, то в компании начали цифровизацию.

 

  

Как компания пришла к цифровизации

Разные подразделения застройщика подключали программы параллельно, исходя из своих потребностей. Первым на «цифру» перешел отдел продаж. До этого трем менеджерам отдела приходилось обрабатывать около 3 тыс. заявок в месяц.

Отдел расширили до девяти человек и подключили CRM (сегодня штат отдела насчитывает более 25 человек). Далее встал вопрос выбора ERP для перевода в цифру бизнес-процессов в строительстве.

  

 

«Мы понимали, что, внедрение ERP-системы и автоматизация бизнес-процессов — не волшебные палочки, которые будут делать все вместо нас, эффективность применения этой системы управления ресурсами в первую очередь зависит от людей, которые с ней работают», — подчеркиввает коммерческий директор СК НИКС Сергей Серсков (на фото).

Оцифровка строительства отличается необходимостью увязывать все закупки в рамках единого проекта. Эту особенность учитывают отраслевые ERP, поэтому поиск начали среди них. После нескольких презентаций и обучения остановились на MacroERP. Весной 2021 года начали внедрение системы.

 

Особенности внедрения ERP

MacroERP включает несколько модулей, отвечающих за свой функционал: «Стройка», «Снабжение», «Финансы» и т.д. Каждый модуль подстраивается под уникальные бизнес-процессы застройщика, поэтому внедрение системы закономерно отличаются длительными сроками и разветвленной структурой команды.

Схематически, работу ERP можно представить следующим образом:

  

Схематическая работа ERP-системы в строительстве
Модуль	Функционал
Строительство	Графики строительных проектов, интерактивные диаграммы, контроль качества, учет и хранение исполнительной документации, шаблоны для отчетности руководителя проекта, контроль техники безопасности на строительной площадке.
⇅ обмен данными ⇅
Снабжение	Формирование плана снабжения, лимиты материалов на строительный проект, управление заказами, приемка материалов на стройплощадке, управление складом, учет остатков, график поставок.
⇅ обмен данными ⇅
Финансы	Расчет финансового результата с учетом всех приходов и расходов, недельные и месячные планы поступления денежных средств от дольщиков, учет расходов и доходов по статьям затрат, контрагентам, проектам и т.п.
⇅ обмен данными ⇅
Тендерная площадка	Организация торгов, личный кабинет для поставщиков, аккредитация поставщиков и подрядчиков, автоматическое формирование итогов тендера.

    

СК НИКС начала внедрение ERP со строительного направления. За десять месяцев соответствующий модуль «Строительство» был внедрен на 100%. MacroERP используют для ведения графика производства работ, документации по договорам для сметчиков, учету КС-2/КС-3 и снабжения. Эти модули в приоритете.

  

  

Следующий по значимости модуль «Снабжение» внедрен на 90%. Его функционал можно описать так.

Например, подрядчик работают в рамках объемов, которые заранее внесены в смету договорным отделом. Когда нужно, подрядчик в рамках договора делает заявку на нужный материал. MacroERP дает информацию о движении материалов, их остатках и предстоящих платежах прозрачной. Значит, контролировать исполнение графика становится проще.

Главная задача оцифровки этого блока — «подружить» MacroERP с программами, используемыми другими подразделениями. Установить обмен данными планируется в ближайшее время.

 

Помощь экспертов MACRO при внедрении

Команда MACRO — не просто разработчики, но и эксперты в автоматизации строительной отрасли. Поэтому взаимодействие СК НИКС с экспертами MACRO происходит по системе win-win. Каждое техническое решение предварительно обсуждается и сравнивается с решениями других компаний, использующих ERP.

Сотрудничество помогает «отшлифовать» бизнес-процессы, чтобы автоматизация принесла бо́льшие результаты. Также свежим взглядом легче увидеть потенциальные бреши в процессах застройщика и предложить новые практики.

Нормально, когда внедрение новых практик встречает непонимание со стороны сотрудников. Особенно на первых этапах, когда не все алгоритмы отлажены. Поэтому важно «продать» ERP-систему внутри компании, повысить грамотность пользователей и объяснить, что автоматизация не лишает людей работы.

 

«Я не перекладываю определенный алгоритм работы ERP в инструкцию, пока сам досконально его не изучу. Только после личного контроля инструкция прописывается в рамках приказа по компании», — поясняет Сергей Серсков.

 

По его словам, продуктивный результат приносит и обучение сотрудников. В компании пошли по пути создания рамок и правил, а не наказаний. Поэтому людям понятны преимущества внедрения MacroERP. Даже создался некоторый ажиотаж — сотрудники спрашивают, когда начнется полноценный запуск. Позитивные ожидания демонстрируют и подрядчики, которым предстоит отправлять сметы через софт MACRO.

 

Ключевые направления цифровизации

Цена ошибок на девелоперском рынке сейчас высока, и бизнес ищет способы стратегического развития. Для СК НИКС цифровизация бизнес-процессов — способ сформировать конкурентное преимущество. Только так можно видеть, куда идет бизнес, прогнозировать его результаты, масштабироваться.

 

 

На данный момент в СК НИКС выделяют три ключевых направления цифровизации.

I. Исключить дублирующие действия. Без отраслевых программ сотрудники тратят много времени на рутинные задачи, документы готовятся долго, а часть информации вынуждены заполнять повторно. Все это «съедает» время. Страдает не только экономика проекта, но и конечный потребитель.

II. Минимизировать человеческий фактор. В руководстве компании сравнивают свой подход с подготовкой самолета к полету. В авиации используют чек-листы, чтобы убедиться в исправности всех систем. Если что-то работает некорректно, это заметят. В строительстве тоже можно ввести чек-листы. Например, прораб нажимает в программе «начать работу» и идет по чек-листу: вызвать геодезический контроль, составить акт и т.д. Это минимизирует человеческий фактор и делает процессы на стройке предсказуемыми и управляемыми.

III. Создать цифровую экосистему. В девелоперской организации работают с целым рядом программ, поэтому важно настроить корректный импорт данных между ними. В идеале должно получиться единое информационное пространство.

 

Промежуточные результаты

1. Коммерческий директор СК НИКС Сергей Серсков уточняет, что уже сейчас 20—30 заявок на снабжение реально провести в ERP за десять минут. Если где-то закралась неточность, можно отправить номер проблемной заявки в чат снабжения, чтобы те разобрались.

«Когда нужно согласовать заявки на материалы, то уточнение информации обычно занимает время. MacroERP решает этот вопрос: всегда понятны лимиты по объемам, факт доставки, сколько материалов использовано. Прозрачность процессов помогает принимать решение по заявкам гораздо быстрее», — указывает на одно из ключевых достоинств системы Сергей.

 

2. Через экосистему MacroERP прошло более 360 договоров. Это экономит время сотрудников компании и подрядчиков. Не нужно приезжать в офис или идти на почту, все нужные документы приходят моментально.

3. В сотрудничестве с экспертами MACRO доработали бизнес-процессы, опираясь на опыт крупных застройщиков России.

4. Цифровизация мотивировала создать конкурсный отдел, который будет работать с модулем «Тендер». Это позволит выбрать лучшие предложения среди подрядчиков и экономить бюджет.

 

 

 

 

 

 

Другие публикации по теме:

Почему после шести лет поиска CRM старейший застройщик Брянска остановился на решении MACRO

Как с помощью цифровизации на 30% повысить эффективность отдела снабжения застройщика

Как оцифровка бизнес-процессов помогла девелоперу перейти к многоэтажному строительству

Цифровизация топового застройщика Кемеровской области повысила эффективность менеджеров на 40%

Mozhenkov Progress Consulting и MACRO помогут застройщикам оцифровать показатели операционного управления

Оцифровка процессов в девелопменте. Кейсы застройщиков

Продажи новостроек: как сохранить спрос и динамику. Кейсы консалтеров и IT-компаний

Круглый стол по способам гарантированного достижения отличных результатов в девелопменте пройдет 27 августа

Федеральный застройщик и экосистема MACRO заключили крупную сделку

Онлайн-сервис «Кабинет клиента» от MACRO, в котором покупатели сами оформляют платные брони на квартиры

Партнёрство как основа успеха: путь MACRO от стартапа до федеральной компании

Кейс: увеличение продаж застройщика с помощью MacroCRM

Профессионалы обсудили проблемы проектного финансирования застройщиков

На чем построена философия компании MACRO

Профессионалы обсудили проблемы проектного финансирования застройщиков

В мае 2022 года якутский застройщик АЭБ Капитал начал переход на цифровую платформу для управления строительством MacroERP. Компания хотела быстрее согласовывать договоры, оперативно отслеживать движение материалов, контролировать своевременность поставок и соответствие сметным ценам, чтобы сократить непредвиденные расходы.

 

ЖК Аврора

 

Рассказываем, как АЭБ Капитал решил внедрить ERP-систему, как стимулирует сотрудников использовать программу и что уже изменилось в бизнес-процессах застройщика.

 

Профиль клиента

Строительная компания АЭБ Капитал входит в банковскую группу Алмаэргиенбанк и работает на рынке Республики Саха — Якутия с 2016 года. Изначально застройщик возводил только жилые дома, но с 2019 года стал участвовать в крупных инвестиционных проектах — например, таких, как строительство круглогодичной теплицы с применением высоких технологий.

АЭБ Капитал также строит промышленные объекты и социальную инфраструктуру в районах республики, внося ощутимую лепту в социально-экономическое развитие региона.

 

Теплицы, вид изнутри

 

Строительство в таких суровых климатических условиях, как в Якутии, ставит трудные задачи перед строителями. Активная фаза строительства в этом регионе составляет 6—7 месяцев, кроме того, строительный цикл удлиняется из-за возведения зданий на вечномерзлых грунтах.

За время работы АЭБ Капитал ввел 50 тыс. кв. м жилой недвижимости, 35 тыс. кв. м промышленных зданий и 12 тыс. кв. м социальных объектов. За последние пять лет выручка компании увеличилась с 14,5 млн до 1 млрд руб. в год. Сейчас девелопер рассматривает участие в квартальной застройке других регионов и строительство круглогодичных теплиц в арктической зоне.

 

Теплицы, вид сверху

 

Что подтолкнуло к внедрению MacroERP

В последние годы АЭБ Капитал пользовался системой электронного документооборота «Тезис», где отрабатывал согласование документации: договоров, дополнительных соглашений, служебных записок. Графики производства работ велись в ручном режиме, многое зависело от человеческого фактора. Получение друг от друга информации занимало много времени.

«План снабжения стройки составлялся на бумаге. Выполнение всех задач трудно было отследить — документы терялись. Из-за этого строительство могло остановиться на два-три дня», — рассказывает генеральный директор АЭБ Капитал Игорь Борисов (на фото).

 

 

В 2022 году руководство АЭБ Капитал сочло необходимым сконцентрировать все строительные процессы и систематизировать работу в единой цифровой платформе. Застройщик хотел оптимизировать внутренние бизнес-процессы, сделать их прозрачными и более эффективными. При масштабировании контролировать порядок с помощью прежних методов становилось все труднее.

Якутская компания активно присматривалась к цифровым решениям для большей эффективности бизнеса. По рекомендации Сбера, где АЭБ Капитал получает проектное финансирование, застройщик выбрал ERP-систему от цифровой платформы MACRO.

MacroERP — это программное обеспечение для управления строительством от компании MACRO, которое состоит из нескольких модулей: Строительство, Снабжение, Документы, Финансы.

АЭБ Капитал увидел в MacroERP три основных преимущества: сроки развертывания системы, возможности поэтапного внедрения и подходящую цену. Руководству понравилось, что работе во всех модулях ERP-системы обучают постепенно, после чего шаг за шагом вводят их в работу.

«Когда мы решали перейти на ERP-систему, некоторые говорили: “Вы еще маленькая компания. Зачем вам такой продукт?” Но мы убеждены, что именно на нашем этапе развития, перед масштабированием, нужно внедрять и отлаживать цифровые решения. Будучи крупной компанией, гораздо сложнее перестраиваться на “цифру”», — считает Игорь Борисов.

 

Как в АЭБ Капитал используют MacroERP

В первую очередь в АЭБ Капитал начали активно работать с модулем Снабжение — и за последние месяцы ощутимо почувствовали качественные изменения.

Например, раньше вместо 100 т арматуры, указанных в смете, на площадку могли поставить 130 т. Лишние материалы оставались на складе и в дальнейшем не реализовались. Из-за этого в компании теряли деньги, падала эффективность.

С ERP-системой лишние объемы больше не покупают, поскольку график строительства и план снабжения связаны. Руководство АЭБ Капитал может в любой момент уточнить детали поставок.

 

Интерфейс MacroERP

 

«С использованием модуля Снабжение у нас возникали трудности, потому что у сотрудников не было соответствующего опыта. Однако за несколько дополнительных обучений этот вопрос был решен, — отмечает начальник финансово-экономического отдела компании Сергей Лыткин. — При грамотно поставленном и бесперебойном снабжении мы получаем закладываемый результат, даже выше. Видим, что учитывали в смете и что получилось по факту. Это позволяет управлять отклонениями и влиять на конечный финансовый результат по проекту», — резюмирует топ-менеджер.

АЭБ Капитал также интегрировал в свои процессы модуль Документы. Переход на цифровой документооборот в MacroERP произошел плавно и без проблем. Автоматизация помогла ускорить процесс согласования в 3—5 раз. Например, прорабы создают заявку на покупку материалов за несколько минут, затем отправляют ее на проверку, а после — в отдел  снабжения. И на все это уходит не более одного дня.

Адаптировались в АЭБ Капитал и к остальным модулям. Например, в течение одного-двух месяцев в компании отладили работу с графиком производства работ, чтобы начальники строительных участков могли видеть исполнение задач.

 

Карта перехода на MacroERP

 

Как мотивировать сотрудников работать с ERP-системой

Во время первой презентации MacroERP сотрудники АЭБ Капитал были воодушевлены продуктом и ожидали от платформы полной и быстрой систематизации, упрощения работы.

«Когда началось внедрение, люди поняли, что в системе нужно работать: вводить много данных, проставлять даты. Они ссылались на отсутствие времени и возможностей заниматься этим из-за оперативного штатного расписания», — говорит Игорь Борисов.

После перехода на MacroERP контроль за работой персонала повысился, и не все оказались готовы к новым правилам. Однако АЭБ Капитал стремится мотивировать своих сотрудников переходить на «новые рельсы» и вводит систему стимулирующих бонусов на основе KPI, а также разъясняет необходимость перехода в цифровую среду.

АЭБ Капитал постоянно контактирует с командой внедрения MacroERP и получает оперативные ответы на все возникающие вопросы. Изначально сотрудники застройщика могли сознательно упускать в работе с платформой некоторые детали, но за несколько месяцев персонал удалось дисциплинировать и приучить к работе на MacroERP.

   

ЖК Аврора

 

Результаты перехода на MacroERP и ближайшие планы

• цифровизация связала бизнес-процессы АЭБ Капитал в единую систему. Управлять всеми стадиями строительства стало проще;

• все процессы можно увидеть в реальном времени: информация о выполненных задачах поступает своевременно, работа стала прозрачнее;

• ERP-система позволила избегать простоев в работе и покупки завышенного объема материалов. В перспективе это даст экономию в себестоимости проекта;

• сократилось время на контроль согласования. Раньше на это уходило от трех до пяти дней, сейчас все вопросы решаются в течение одного рабочего дня;

• установлен четкий контроль за сотрудниками. Человеческий фактор в работе отошел на второй план.

«Раньше у коллег могли возникать искаженные приоритеты по задачам: по-настоящему важные вопросы откладывали на потом, а занимались тем, что проще. MacroERP исключил такое положение дел — прозрачность работы увеличилась в разы», — поясняет Игорь Борисов.

После полного внедрения руководство застройщика планирует провести глобальную аналитическую работу с данными, чтобы оценить все изменения сроков исполнения работ и другие показатели. Эти результаты будут учтены при дальнейшем планировании и масштабировании. Также АЭБ Капитал намечает внедрять MacroCRM, чтобы завести все процессы в единую цифровую платформу.

 

 

 

  

 

 

Другие публикации по теме:

Итоги 2022 года: каждый десятый российский застройщик использует программное обеспечение от MACRO

И никакого Excel: как воронежская БМ Групп автоматизировала все бизнес-процессы с помощью MACRO

Как с помощью цифровизации на 30% повысить эффективность отдела снабжения застройщика

«Один менеджер вместо трех»: как пермская Орсо групп оптимизировала продажи благодаря MacroCRM

Как застройщику переехать на новую CRM за 10 дней

Как крупнейший девелопер Крыма после перехода на MacroCRM сократил на 40% среднюю длительность сделки

Цифровизация топового застройщика Кемеровской области повысила эффективность менеджеров на 40%

Как застройщик из Екатеринбурга выстроил прогнозирование на базе MacroCRM

Как оцифровка бизнес-процессов помогла девелоперу перейти к многоэтажному строительству

Модернизировать и контролировать. Какие преимущества получил челябинский застройщик от внедрения MacroERP